[공여사들] 눈치껏 못 배웁니다 일센스 - 이메일 작성법부터 엑셀 기본기까지 친절한 선배 공여사들의 직팁 모음집

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저자 : 공여사들
출판 : 21세기북스 
출간 : 2022.04.01 

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TPO에 맞게 말을 잘하는 것은 매우 중요하면서도 핵심적인 사회적 기술이다. 친밀하게 대해야 할 자리에서 딱딱하게 굴거나, 비즈니스 자리에서 지나치게 격의 없는 태도를 취하는 것은 모두 자신에 대한 평가를 깎아먹는 것을 넘어 일을 그르치게 만들 수 있는 행동이다.

 

라고 머리로는 알고 있어도 행동으로 실천하기는 어려운 사회 초년생들과 직장인들을 위한 책이 <눈치껏 못 배웁니다, 일센스>다.

 

이 책은 메일 쓰는 법부터 데이터를 처리하고 추출하는 법까지, 누군가에게 설명하기에는 조금 구구절절해 보일 정도까지 예시를 들어가며 '느낌'을 전달하고자 노력한다. '왜' 그렇게 해야 하는지를 이해해야 상황에 맞추어 적절한 처신을 할 수 있을 테니까. 그리고 이것은, 확실히 '센스'의 영역이다. 

 

'그래서 대체 하고 싶은 말이 뭐야'라거나 '그래서 어쩌란 거야'라는 생각이 들게 하는 말하기를 하지 말라는 직장 명언이 있다. 하지만 의외로 이걸 잘 지켜 말하는 사람은 굉장히 드물다는, 일종의 '착하게 살자' 급의 조언인데, 또 가만 보면 일 잘한다는 사람들은 상대로 하여금 절대 이런 생각이 들게 소통하지 않는다. 오해의 소지 없이 깔끔하게 상황을 정리-전달하고 현 상황과 대안, 차후 진행 예정인 상황까지 확실하게 전한다. (기록으로 남아야 책임 소지를 다툴 일이 줄어든다는 점도 잘 인지하고 있다) 

 

이런 소통의 기본은 중심이 '나'가 아니라는 것이다. 일이 되도록 진행해야 할 때 '나는 이래'라고 던져버리면 상대방은 당황과 혼란과 공포의 삼중 펀치를 맞게 되고, 그 사람과는 함께 일하기 어렵다고 판단하게 될 것이다. 기본적으로 전체를 볼 줄 아는 시각과 상대를 고려하는 화법, 또 급발진해서 자기 입장만 쏟아내는 게 아니라 상대의 반응을 살펴가며 다음 이야기를 풀어가는 여유가 필요하다.  

 

개인적으로는 후반의 엑셀 관련 부분은 다른 내용으로 싣는 것이 더 좋지 않았을까 싶지만, 한 권에 최대한 많은 실천적 조언을 담고 싶었던 것이리라 생각한다. '대체 뭘 어쩌란 거야'라고 생각하지 않을 수 있도록, 구어로 전달된 지시사항에 가장 적합한 함수 기능을 골라내는 방법을 설명해주고 있으니 당장 쓸 일이 없더라도 차분히 한 번 읽어두는 것도 좋겠다. 

   

 

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- 수신자-참조자 간의 레벨이 같은가?

다음은 참조다. 참조자는 직접적인 행위 대상자는 아니지만, 업무상 메일의 내용을 알아야 하는 사람들이다. 보통 참조에는 수신자들의 소속 팀장이 들어가는데, 수신자는 수신자끼리, 참조자는 참조자끼리 동등한 레벨로 맞춘다고 생각하면 편하다. 참조에 저쪽 팀장이 들어갔으니 우리 팀장도 넣어주자. 그래야 무슨 일이 생겨도 대응이 가능하다. 만일 우리 팀장을 안 넣었다가 저쪽 팀장이 전체 회신으로 우리 팀에 불리한 상황을 밀어붙이면, 전에 보낸 메일을 우리 팀장에게 전달해 상황을 설명해야 한다. 그러다 되레 내가 분풀이 대상이 될 수 있다. 팀장 대 팀장으로 곧장 싸울 수(?) 있도록 양쪽 팀장 모두를 참조에 걸어준다. 수신과 참조는 매우 중요하기 때문에 구체적인 사례는 26쪽에서 더 자세히 다룰 예정이다. 또 사내 메일 시스템에 따라서는 수신자-참조자를 넣을 때 순서를 직접 조정해야 하는 경우가 있다. 참조에 우리 팀장이 들어갈 땐 가장 먼저 넣고, 그 외에는 조직도상 상위 부서일수록, 직급이 높을수록 먼저 입력한다. 다만 세부적인 규칙은 회사마다 다를 수 있으니 참고만 해두자. 

 

- 번호 매기기. 

간단하게 구분하는 것만으로는 내용이 충분히 전달되지 않을 때가 있다. 이럴 땐 줄글 형식의 글에 번호만 매겨도 훨씬 잘 이해될 수 있다. '신입사원 CEO 간담회 진행사항'을 팀장에게 보고하는 두 메일을 비교해보자.  

[1안]
팀장님, 000입니다.
지난달 보고 시 신입사원 CEO 간담회 일정을 6월 18일 금요일 오후 2시로 말씀드렸습니다. 그런데 비서실에서 사장님 일정이 변경되어 간담회는 그다음 주 일정으로 진행해달라고 합니다.
또 간담회 참석 인원도 바뀌었습니다. 영업직군 대상 외부교육 일정이 취소되어 세 명이 추가로 참석할 예정입니다.
이에 참석 확정된 24명을 대상으로 간담회 Q&A 섹션에서 이야기 나눌 질의사항을 사전에 메일로 취합하고자 하니 검토 부탁드립니다.

[2안]
팀장님, 000입니다.

1. 간담회 일정 관련
지난달 보고 시 신입사원 CEO 간담회 일정을 6월 18일 금요일 오후 2시로 말씀드렸습니다. 그런데 비서실에서 사장님 일정이 변경되어 간담회는 그다음 주 일정으로 진행해달라고 합니다.

2. 참석 인원 변동
또 간담회 참석 인원도 바뀌었습니다. 영업직군 대상 외부교육 일정이 취소되어 세 명이 추가로 참석할 예정입니다.

3. Q&A 질의사항 사전 취합 관련
이에 참석 확정된 24명을 대상으로 간담회 Q&A 섹션에서 이야기 나눌 질의사항을 사전에 메일로 취합하고자 하니 검토 부탁드립니다.

 

- 수준 다르게 두기. 

시간 여유가 된다면 '표식'과 '들여 쓰기'를 활용해 같은 항목 안에서도 포함관계에 따라 수준을 달리 표현할 수 있다. 이렇게 하면 말하고자 하는 내용이 시각화되어 가독성이 더 좋아지고 쉽게 이해할 수 있다.

1. 간담회 일정 관련
 - 사장님 일정 변동으로 비서실에서 일정 조정 요청하였음
    ' 기존 일정 : 6/18(금) 오후 2시

    ' 변경 일정 : 미정(차주 중)

2. 참석 인원 변동
 - 간담회 참석 인원수 변동 (21명 -> 24명)
    ' 변동 사유 : 영업직군 대상 외부교육 일정 취소

3. Q&A 질의사항 사전 취합 관련
 - Q&A 섹션 질의사항 취합 건 검토 요청
   ' 진행 방식(안) : 사전에 메일로 양식 공유 및 취합 

 

- 제1원칙. MECE 하게. 

MECE는 세계 3대 컨설팅 회사 중 하나인 맥킨지에서 문제 해결을 위해 사용하는 사고기법으로, ME는 '서로 중복 없이(Mutually Exclusive)', CE는 '전체적으로 누락 없이(Collectively Exhaustive)'라는 뜻이다. 쉽게 말해 업무를 기획할 때는 서로 겹치지 않으면서 하나도 빠짐이 없어야 한다. 우스갯소리로 상사에게 보고하다 깨지는 사람들을 보면 ME를 안 지키거나, CE를 안 지키거나 둘 중 하나인 경우가 많다.